○千葉県後期高齢者医療広域連合文書規程
平成19年2月1日
訓令第3号
目次
第1章 総則(第1条―第12条)
第2章 収受及び配布(第13条―第16条)
第3章 処理(第17条―第30条)
第4章 施行及び発送(第31条―第35条)
第5章 整理、保管及び保存(第36条―第45条)
第6章 補則(第46条―第48条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
(1) 庁内文書 課及び議会その他千葉県後期高齢者医療広域連合(以下「広域連合」という。)の機関相互において収受し、又は施行する文書をいう。
(2) 庁外文書 庁内文書以外の文書で収受し、又は施行するものをいう。
(3) 決裁 次に掲げる者が、その権限に属する事務について、最終的にその意思を決定することをいう。
ア 広域連合長又はその委任を受けた者
イ 専決者(広域連合長から所定の事項につき専決できる権限を与えられた者をいう。)
(4) 決定 副広域連合長、事務局長、事務局次長及び課長が決裁に至るまでの手続過程において、その意思を決定することをいう。
(5) 供覧 決裁又は決定を要しない事案であるが、参考のため、又は指示を受けるため、所属上司又は関係課等の閲覧に供することをいう。
(6) 回議 決裁、決定又は承認を得るため、文書をその権限のある者に回付することをいう。
(7) 合議 決裁を受けるべき事案が、2以上の課に関係があるとき、関係課に回議することをいう。
(8) 未処理文書 収受文書又は配布文書でなんらの処理もなされていないものをいう。
(10) 決裁済文書 決裁を得たが、いまだ施行されず、かつ、事案の処理が完結しない文書をいう。
(11) 完結文書 一定の手続に従って施行され、かつ、事案の処理が完結した文書をいう。
(12) 保存文書 完結文書で、別表に規定する第1種から第5種までに定める期間、総務課長又は主務課長において保存するものをいう。
(13) 保管文書 保存文書以外の文書で主務課長において保管するものをいう。
(総務課長の職務)
第4条 総務課長は、広域連合における文書事務の一般を総括するとともに、庁外文書の収受、配布及び発送並びに文書の保存の事務を掌理する。
2 総務課長は、主務課長(これに準ずる組織の長を含む。以下同じ。)に対し、当該課の文書事務の処理についてその報告を求め、又は文書の提出を求める等常に調査を行い、その指導に当たるとともに、特に必要と認めるときは、その措置を求めることができる。
(主務課長の職務)
第5条 主務課長は、常に主務課内における文書事務の円滑かつ適正な取扱いに留意し、その促進に努めなければならない。
(文書主任)
第6条 課に文書主任及び文書担当者を置く。
2 文書主任は、当該課等の課長補佐又はこれに相当する職の職員をもってこれに充てる。
(文書主任の職務)
第7条 文書主任は、上司の命を受け、課内における次に掲げる事務を処理し、又は総括する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の処理の促進に関すること。
(4) 文書事務の改善指導に関すること。
(5) 文書の整理及び保管に関すること。
(6) 文書の編集及び成冊に関すること。
(7) 文書の保存に関すること。
2 文書担当者は、文書主任の事務の補助員として、職員の中から主務課長が指名する。
(共通帳簿)
第8条 別に定めるもののほか、文書の取扱いに要する帳簿は、次のとおりとする。
(1) 総務課に備える帳簿
ア 特殊文書収配簿
イ 郵便料金後納差出簿
ウ 公示令達番号簿
(2) 各課に備える帳簿
ア 文書整理簿
イ 文書目録
2 相当件数の同種の文書を定例的に処理する場合は、文書整理簿によらず、別に定める帳簿を使用することができる。
(平26訓令3・一部改正)
(帳簿の作成)
第9条 前条に規定する帳簿は、会計年度により作成しなければならない。ただし、公示令達番号簿は、暦年により作成するものとする。
(平26訓令3・一部改正)
(文書記号及び番号)
第10条 文書には、公告、任免等のための辞令、表彰状その他これに類する文書を除き、次に掲げるところにより記号及び番号を付けなければならない。
(1) 記号は、別に定めるもののほか、「千広」の文字を冠して、当該所管の課の頭文字を付けること。
(2) 番号は、記号に続けて「第 号」をもって記載すること。
(3) 番号は、別に定めるもののほか、会計年度による一連番号とし、毎年4月に更新すること。ただし、特に必要がある場合は、総務課長と協議して暦年とすることができる。
(4) 同一事案に係る文書は、完結するまで同一番号を用い、「号」の文字に続けて「の2」、「の3」等の枝番号を付けること。
(5) 令達文書の記号は、広域連合名を冠してその種別を付け、番号は、公示令達番号簿により、暦年による一連番号とすること。
(平26訓令3・一部改正)
(文書分類表)
第11条 すべて文書は、次に掲げるところにより分類し、整理するものとする。
(1) 第1分類 課又は室
(2) 第2分類 課又は室の所掌事務
(3) 第3分類 簿冊
2 文書の簿冊の分類は、将来同一の簿冊により管理することが適当であると認められる範囲内において、同一会計年度で保存年限の種別ごとに行わなければならない。
3 文書主任は、前2項の規定により分類した結果について、文書分類表を作成し、総務課長に提出するものとする。
(公示及び令達)
第12条 公示及び令達の種別は、次のとおりとする。
(1) 条例
(2) 規則
(3) 告示
(4) 公告
(5) 指令
(6) 達
(7) 訓令
第2章 収受及び配布
(到達する文書の処理)
第13条 到達文書は、申請、届出等関係人が直接関係課等に提出する文書を除き、原則として総務課において収受し、次により処理するものとする。
(1) すべて開封して閲覧すること。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。
ア 親展文書
イ 現金、有価証券類封入の明示のある文書
ウ 物品
エ その他開封を不適当と認められる文書
(2) すべて文書の余白又は封筒若しくは荷札等に収受印を押して主務課に配布すること。ただし、次に掲げる文書については、収受印を省略することができる。
ア 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する文書
イ 定例又は軽易と認められる文書
(1) 特殊取扱郵便(速達とする通常郵便物で、他の特殊取扱いをしないものを除く。)による文書
(2) 秘密と認められる文書
(3) 訴訟、不服申立てその他到達の日時が権利の得喪、変更に関する文書
(4) 金券、郵便切手、収入印紙その他貴重品を添付した文書
(5) 現金、有価証券類封入の明示のある文書
(6) 電報
(7) その他重要文書
(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)
第14条 到達文書のうち、郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。
(2以上の主務課に関係のある文書等の配布)
第15条 2以上の主務課に関係のある文書又は異例に属する文書は、総務課長がその配布先を定めるものとする。
(主務課で直接収受した文書の処理)
第16条 主務課において直接収受した庁外文書は、総務課に送付し、第13条に規定する総務課の処理を経なければならない。
2 定例又は軽易なもので一時に多数を収受する文書又は直接主務課で収受する必要のある文書は、前項の規定にかかわらず、主務課で収受し、処理することができる。
第3章 処理
(主務課長中心主義)
第17条 文書の処理は、すべて主務課長が中心となり、絶えず文書の処理の促進に留意し、事案が完結するに至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。
(事案の処理)
第18条 担当者は、事案を次により処理しなければならない。
(1) 文書は、原則として即日処理すること。
(2) 処理期限のあるものは、必ずその期限までに処理すること。
(3) 調査、照会等を要するものは、直ちにこれを行うこと。
(4) 事案が処理予定期限までに処理し難いと認めるときは、主務課長に対し処理予定期限の変更を申し出ること。
2 記録済文書のうち重要な文書で上司の指揮により処理すべきと認められるものは、直ちに供覧の処理を行い、その指示又は承認を受けるものとする。この場合においては、当該文書の欄外又は起案用紙の所定欄に「一応供覧」と表示しなければならない。
(起案)
第19条 決裁を受けるべき事案で特に重要なものを処理しようとするときは、あらかじめ決裁者の処理方針を確かめたのち起案するものとする。
2 合議の事案が特に重要又は異例なもので、衆議を尽くす必要があるときは、あらかじめ関係課と協議しなければならない。ただし、緊急を要するものについては、この限りでない。
(起案の方法)
第20条 起案は、次により行わなければならない。
(1) 法令等の規定に定めがある場合を除き、直ちに起案用紙によりその処分案を起案し、当該起案用紙に自ら署名し、又は記名押印すること。
(2) 前号の規定にかかわらず、軽易な事案にあっては文書の余白に朱書又は付せんで、定例的な事案であって処分の理由を記載する必要のないものにあっては帳票で起案することができる。この場合において、当該文書若しくは当該付せん又は当該帳票の余白に処理印を押印すること。
(3) 緊急を要する文書については赤色の付せんを、重要な事案に関する起案文書については青色の付せんを他の文書と容易に見分けられるようにちょう付すること。
(4) 施行について特殊の取扱いを要するものは、起案用紙の所定欄にその旨を表示すること。
(5) 起案用紙には、前号に規定するもののほか、決裁区分、保存年限、起案年月日等所定事項を必ず記載すること。
(6) 起案用紙には、原則として千葉県後期高齢者医療広域連合情報公開条例(平成19年千葉県後期高齢者医療広域連合条例第11号)に基づく文書の開示に係る表示をすること。
(7) 関係事案は、支障のない限り一括して起案すること。
(8) 添付書類等で小さいものは、中央部で左端をそろえ、又は起案用紙大の用紙の中央部にはること。設計図、地図その他の添付書類で大きなものは、折り込みとするほか、適宜袋に入れてつづること。
(9) 金額の訂正その他特に重要なものを加除訂正したときは、その箇所に認印すること。
(10) 庁外文書の宛先名及び施行者名は、広域連合長その他職務権限を有する者の職名又は広域連合名及び氏名を記載すること。ただし、軽易なものは、職名又は広域連合名のみ記載し、氏名を省略することができる。
(11) 前号の場合において、事案の軽重又は宛先名の区別により、課長等の職及び氏名を記載することができる。
(12) 庁内文書の宛先名及び施行者名欄には、課長等の職名のみを記載すること。ただし、必要と認められるものは、職及び氏名を記載することができる。
(13) 秘密に属する文書で必要のあるものは、封筒に入れる等他見に触れないようにすること。
(14) 同一の文例により起案のできる文書は、あらかじめ帳票化したものを使用すること。
(15) その他公用文の作成については、別に定める文書作成基準によること。
(平26訓令3・一部改正)
(回議)
第21条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。
2 起案文書の内容を修正したときは、修正者は、修正箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。
(合議)
第22条 2以上の課に関連する文書は、当該起案の内容に係る事務を所掌する課において処理案を起こし、関係課へ合議しなければならない。
2 単に供覧に止める趣旨の合議はなるべく省略し、決裁後において回覧し、又は当該文書の写しを送付し、若しくは口頭で報告するものとする。
3 第19条第2項の規定による協議により起案した文書については、特に必要のある場合のほか、合議を要しない。
(合議文書の廃案通知)
第23条 合議済文書を廃案としたときは、その旨を合議先の関係課に通知しなければならない。
(重要文書等の持回り)
第24条 緊急、秘密又は説明を要する文書は、担当者又は上司において決裁、決定若しくは承認を得又は閲覧に供し、若しくは意見を調整するため、自ら持ち回りしてこれを行わなければならない。
(電話又は口頭による照会等の処理)
第25条 電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要と認められるものは、その要領を摘記し、この章の規定に準じて処理しなければならない。
(緊急処理すべき事案の処理)
第26条 緊急に処理する必要があり、かつ、正規の手続を経るいとまのない事案は、直ちに口頭により決裁手続を行って処理することができる。この場合においては、事後この章の規定に準じて正規の手続を執らなければならない。
(総務課に合議すべき文書)
第27条 次に掲げる文書は、総務課に合議し、その文書審査を受けなければならない。
(1) 議会に提出する案件
(2) 条例、規則並びに公示令達等で条文の形式をとるもの及び重要又は異例に属するもの
(3) 庁外文書で広域連合長の名をもって発する行政処分案(重要又は異例に属するものに限る。)
(4) 広域連合長決裁を要する契約案(例文的なもの又は様式が既に定まっているものを除く。)
(決裁日の記載)
第28条 起案者は、起案文書の決裁が終わったときは、当該起案文書に決裁日を記載し、文書整理簿に決裁日その他の処理経過等必要な事項を記載しなければならない。
(議会議案の処理)
第29条 議会の議決若しくは同意を要し、又は議会に報告等を要する文書は、決裁後その決裁済文書を総務課に送付しなければならない。
(平26訓令3・一部改正)
(公示令達文書の処理)
第30条 主務課は、条例、規則、告示、公告、訓令等を公示令達しようとするときは、その決裁済文書を総務課に送付しなければならない。
2 総務課は、前項の規定により決裁済文書の送付を受けたときは、公示令達番号簿に登載し、所定の手続をとらなければならない。
3 前項の手続を終了したときは、総務課は、決裁済文書にその年月日を記載し、主務課に返付するものとする。ただし、条例、規則、訓令及び告示で例規となるものの決裁済文書は、総務課で保管するものとする。
第4章 施行及び発送
(施行文書の処理)
第31条 施行を要する文書は、特に施行日を指定されたもののほかは、速やかに施行しなければならない。
2 施行を要する文書は、別に決裁を受けなければ廃案にし、又は施行を保留することができない。
(文書の日付)
第32条 施行する文書の日付は、特に施行日を指定されたものを除き、発送、送達又は送信する日としなければならない。
(浄書及び照合)
第33条 決裁を終わった文書で施行を要するものは、浄書前に文書主任の文書審査を受けなければならない。
2 文書主任は、前項の規定により文書の送付を受けたときは、決裁の有無、必要な合議の有無、文書形式の成否、用字、用語、仮名遣いの適否等を審査し、起案用紙の所定欄に押印しなければならない。
3 前項の規定による審査の結果、字句の加除又は訂正を必要と認めるときは、起案者と協議のうえ、必要な措置を講じなければならない。ただし、脱字、誤字、仮名遣いの誤り等軽易なものについては、文書主任が直接訂正することができる。
4 浄書が終わったときは、浄書者は、起案用紙の所定欄に押印しなければならない。
5 浄書した文書は、厳密に照合し、照合者は、起案用紙の所定欄に押印しなければならない。
(公印及び契印)
第34条 起案者は、前条第5項の規定により照合を終わった文書に決裁文書を添えて公印取扱者に提示し、その確認を受けた後、公印を押し、決裁文書との間も契印を押さなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、照会、通知等の軽易な文書で印刷又は謄写に付したものは、公印及び契印又は契印の押印を省略することができる。
(文書の発送)
第35条 施行する文書は、総務課において発送しなければならない。ただし、特に緊急を要するものその他特別の事情があるものは、あらかじめ、総務課長の承認を受け主務課において発送することができる。
2 前条第2項の規定により公印の押印を省略することができる文書の発送は、郵送、手渡し又は送達により行うほか、電送(通信回線の利用による送信をいう。以下同じ。)により行うことができる。この場合において、電送による発送は、主務課において行わなければならない。
3 料金後納郵便を利用する場合については、料金後納郵便物差出票に記入し、即日発送するものとする。
(平26訓令3・一部改正)
第5章 整理、保管及び保存
(文書の整理保管の原則)
第36条 文書は、常に必要に応じて利用に供することができるように整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害に際し、いつでも持出しのできるよう準備しておかなければならない。
(文書の整理保管)
第37条 すべて文書は、種別ごと又は完、未完等の区分により整理し、一定の場所を定めて、これを保管しなければならない。
(完結文書の取扱い)
第38条 完結文書は、種別及び保存年限に従って仕分け整理し、一定の場所に保管しておくものとする。
(文書の持出し等の禁止)
第39条 文書は、主務課長の許可を得ないで、庁外に持ち出し、又は職員以外の者に示し、若しくは写させてはならない。
(文書の完結日)
第40条 文書の完結日は、次のとおりとする。
(1) 帳簿類
ア 永年使用する帳簿類は、当該帳簿類の閉鎖された日
イ 2年度以上数年度以内又は2年以上数年以内継続して記録するよう定めのある帳簿類は、最終年度又は最終年の最終の記録を終わった日
ウ 加除式の帳簿類から除冊された帳簿類は、除冊された日
エ その他の帳簿類は、最終の記録を終わった日
(2) 出納の証拠書類は、当該出納のあった日
(3) 契約文書は、当該契約の有効期限満了の日
(4) その他の一般文書は、当該文書の施行された日
2 前項の規定にかかわらず、同一事案について作成又は処理された文書は、当該事案に係る最後の文書が完結した日をもって完結日とみなす。
(保存種別及び保存年限)
第41条 法律又はこれに基づく政令に規定するものを除くほか、文書の種別及び保存年限は、別表のとおりとする。ただし、主務課において特に必要と認めるときは、所属の文書主任を通じて総務課と協議のうえ、保存年限を伸縮することができる。
(保存年限の起算日)
第42条 文書の保存年限は、当該文書による事務の処理が終わった日の翌日から起算する。
(完結文書の成冊)
第43条 主務課長は、毎年度(暦年に係るものにあっては毎年。以下同じ。)終了後、完結した文書を次により編集、成冊しなければならない。
(1) 会計年度又は暦年ごとに、種別及び保存年限別ごとに成冊すること。
(2) 2以上の種別に関連する文書は、その関係が最も多いものに編集すること。
(3) 2以上の完結文書が保存年限を異にする場合において、相互に密接な関係があるときは、その長期のものに一連文書として編集すること。
(4) 背表紙又はこれに代わるものを付け、所属年度又は所属年、編集簿冊名、保存年限及び文書分類番号を記載して見出しの便利を図ること。
(5) 文書目録を付けること。
(6) 1冊(厚さ6センチメートルを標準とする。)に成冊し難いときは、枝番号を付けて分冊すること。
2 紙数が少ないため2以上の完結文書をあわせて成冊することが適当なものについては、これを1冊にすることができる。この場合においては、表紙等に必要事項を記載するとともに、区分紙を用いて区分を明らかにしなければならない。
(保存期限到来文書の取扱い)
第44条 主務課長又は総務課長は、保存文書のうち、保存期限が到来した文書を調査し、不用と認める文書を速やかに廃棄しなければならない。
2 前項の場合において、主務課長又は総務課長は、更に継続して保存の必要があると認めるときは、年限を改めて保存することができる。
(廃棄方法)
第45条 廃棄文書で機密に属するもの又は他に悪用のおそれがあると認められるものは焼却し、又は裁断する等適当な方法を執らなければならない。
第6章 補則
(執務環境の整備)
第46条 主務課長は、事務が能率的に処理されるよう常に、執務環境の整備に努めなければならない。
2 総務課長は、保管又は保存文書を整理し、併せて事務室の清潔を保持するため、毎年度定期的に事務室の整理期間を定めるものとする。
(帳票の様式)
第47条 この規程の施行に関し必要な帳票は、別に定める。
(その他)
第48条 この規程の施行について必要な事項は、別に定める。
附則
附則(平成26年3月25日訓令第3号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
別表(第3条、第41条関係)
(平26訓令3・一部改正)
簿冊分類基準
第1種 長期保存 | (1) 議会に関する文書で重要なもの (2) 条例、規則、訓令、告示その他将来の例証となるべき文書の制定及び改廃に関する文書 (3) 訴訟及び行政不服審査に関する文書で重要なもの (4) 統計に関する文書で特に重要なもの (5) 公有財産の取得、処分等に関する文書 (6) 許可、認可及び契約に関する文書で特に重要なもの (7) 予算及び決算に関する文書で特に重要なもの (8) 職員の任免、賞罰及び履歴に関する文書 (9) 公印台帳その他特に重要な帳簿、台帳等 (10) 前各号に掲げる文書に類するものその他長期保存の必要の認められるもの |
第2種 10年保存 | (1) 条例、規則、訓令、告示その他将来の例証となるべき文書の解釈及び運用方針に関する文書 (2) 予算及び決算に関する文書で重要なもの (3) 補助金に関する文書で特に重要なもの (4) 公有財産の管理に関する文書で重要なもの (5) 保険料の賦課に関する文書で重要なもの (6) 訴訟及び行政不服審査に関する文書 (7) 台帳、帳簿、名簿等で重要なもの (8) 前各号に掲げる文書に類するものその他10年保存の必要の認められるもの |
第3種 5年保存 | (1) 議会に関する文書 (2) 出納その他の財務会計に関する文書で重要なもの (3) 予算及び決算に関する文書 (4) 公有財産の管理に関する文書 (5) 保険料の賦課に関する文書 (6) 給与、諸手当等に関する文書 (7) 国又は県との往復文書 (8) 前各号に掲げる文書に類するものその他5年保存の必要の認められるもの |
第4種 3年保存 | (1) 出納その他の財務会計に関する文書 (2) 照会、回答その他の往復文書(国又は県との往復文書を除く。) (3) 保険料の賦課に関する文書で比較的軽易なもの (4) 監査、検査に関する文書 (5) 非常勤職員及び臨時職員の雇用に関する文書 (6) 事務分掌表及び服務に関する文書 (7) 台帳、帳簿、名簿等 (8) 諸会議に関する文書 (9) 前各号に掲げる文書に類するものその他3年保存の必要の認められるもの |
第5種 1年保存 | (1) 議会に関する文書で特に軽易なもの (2) 予算及び決算に関する文書で軽易なもの (3) 出納その他の財務会計に関する文書で軽易なもの (4) 保険料の賦課に関する文書で軽易なもの (5) 監査、検査に関する文書で軽易なもの (6) 人事一般に関する文書で軽易なもの (7) 給与一般に関する文書で軽易なもの (8) 服務一般に関する文書で軽易なもの (9) 台帳、帳簿、名簿等で軽易なもの (10) 文書の収発記録に関する文書 (11) 諸会議に関する文書で軽易なもの (12) 前各号に掲げる文書に類するものその他前各号に該当しないもの |